PERILAKU DALAM BERORGANISASI

Resume Pertemuan 8
Dosen : Sri Suhandiah,SS,MM

DASAR-DASAR STRUKTUR DAN RANCANGAN ORGANISASI

DASAR-DASAR STRUKTUR ORGANISASI

Pengertian Struktur Organisasi

    

1. kelengkapan organisasi à untuk koordinasi dan kontrol kegiatan yg dilakukan anggota organisasi tsb.

2. bagaiman tugas pekerjaan dibagi, dikelompokkan dan dikoordinasi secara formal

Struktur suatu organisasi mencakup 3 komponen:

1. Kompleksitas

terkait kekomplekan pemisahan / pembedaan kegiatan dlm organisasi, meliputi:

-   pembedaan horisontal, berdasarkan unit-unit dlm suatu organisasi

-   pembedaan vertikal, berdasarkan tingkatan hirarki dlm organisasi

-   pembedaan spasial, berdasarkan letak geografis organisasi

2. Formalizes

terkait standarisasi pekerjaan dlm organisasi, hal ini berkaitan dg adanya aturan / prosedur formal dlm pelaksanaannya

3. Sentralisasi

terkaitt konsentrasi pengambilan keputusan oleh top manajemen dalam organisasi

RANCANGAN ORGANISASI

1. Struktur mekanistik

Struktur yg cirinya:

1. departemenalisasi yg ekstensif (kompleks)
2.  formalisasi tinggi 
3. jaringan informasi terbatas
4. sentralisasi

2. Struktur organik

Struktur yg cirinya:

1.  struktur yg datar
2. menggunakan tim silang hirarkhis dan silang fungsional 
3. kompleksitas rendah
4. formalisasi rendah
5. jaringan komunikasi luas
6. mengandalkan pengambilan keputusan partisipatif 
7. desentralisasi

Pembedaan rancangan struktur organisasi tergantung:

1. strategi
2. ukuran organisasi 
3. teknologi

TEORI RANCANGAN ORGANISASI

Kaitan antara karakter produksi dg   struktur organisasi (Joan Woodward)

1. Produksi unit 

-   produksi berdasarkan pesanan

-   pembedaan vertikal dan horisontal rendah

-   formalisasi rendah

lebih sesuai utk organisasi dg rancangan struktur organik

2. Produksi massa

-   produksi dlm jml besar

-   kompleksitas & formalisasi tinggi

-   lebih sesuai utk organisasi dg rancangan struktur mekanik

3. Produksi proses

-  produksi yg membutuhkan proses berkelanjutan

-  pembedaan vertikal tinggi

-  pembedaan horisontal rendah

-  formalisasi rendah

@ lebih sesuai diterapkan pd organisasi yg memiliki rancangan struktur organik

Efektifitas organisasi (menurut Joan Woodward)

kesesuaian antara teknologi dan struktur

Hub antara perbedaan lingk dg struktur organisasi yg efektif, dg menentukan 2 dimensi struktur (Lawrence and Lorsch)

1. Diferensiasi

tkt perbedaan tuj & orientasi nilai antar individu yg berada pd bag fungsional yg berbeda pula

2. Integrasi

tkt kesatuan usaha dr seluruh individu yg berada pd bag fungsional yg berbeda, shg memerlukan suatu mekanisme yg efektif utk melakukan koordinasi antar bag

Teori ini menyatakan

Organisasi dg lingk yg relatif berubah-ubah memerlukan

-      diferensiasi yg tinggi

-      memerlukan banyak bag fungsional

-     peran pekerjaan

   -      spesialisasi pola pemikiran yg berbeda-beda Organisasi dg lingk yg relatif stabil

-      kurang membutuhkan diferensiasi yg tinggi

-    cenderung lebih hirarkis dan terpusat

-     sistem terbuka & komunikasi horisontal tdk dibutuhkan

Organisasi Matrik

Suatu organisasi yg memiliki 2 garis komando/otoritas utk mengarahkan angota-anggotanya

Bentuk organisasi ini

-    diterapkan dlm proyek besar yg khusus

-     memerlukan sejumlah besar karyawan teknis dg keterampilan yg berbeda

-      terjadi pemisahan beberapa aktivitas organisasi menjadi beberapa sub-aktivitas/proyek

-      dlm pelaksanaannya dpt menimbulkan ambiguiti tugas krn:

- terkadang seseorang akan berperan ganda

- ü  sering merasa putus asa

Keunggulan struktur matrik

-      memungkinkan perencanaan & pengendalian batas waktu penyelesaian

-      lebih terbuka & luwes shg lebih mudah dlm menangani perubahan pd proyek

-      ada pelimpahan wewenang

-      tdk memberlakukan sistem peringkat shg dpt

ü meningkatkan komunikasi & hub langsung meningkatkan motivasi karyawan

Departementalisasi berdasarkan Matriks

Read More

PERILAKU DALAM BERORGANISASI

Resume Pertemuan 7
Dosen : Sri Suhandiah,SS,MM

KEPEMIMPINAN, KEKUASAAN & POLITIK

PENGERTIAN KEPEMIMPINAN

Kepemimpinan: kemampuan untuk mempengaruhi dan menggerakkan kelompok untuk mencapai suatu tujuan tertentu Teori-teori kepemimpinan:
1. Trait theories
Ada karakteristik seseorang (personality trait) yang membedakan seorang pemimpin dengan yang bukan pemimpin
Contoh karakteristik tsb:

• Intelegensia, Kharisma, Antusiasme, Kekuatan, Keberanian, Rasa percaya diri

2. Behavioral theories
yang membedakan antara seorang pemimpin dengan yang bukan pemimpin adalah adanya perilaku yg spesifik yg sengaja dibentuk untuk menjadi seorang pemimpin yg efektif

• Kepemimpinan adalah bakat

• Kepemimpinan dapat ditumbuhkan atau dibentuk

KEPEMIMPINAN SITUASIONAL

1. Fiedler Model
Kinerja klp ditentukan oleh kecocokan antara gaya kepemimpinan seorang pemimpin dg bawahan, serta seberapa besar situasi mengatur & mempengaruhi pemimpin tsb.
Semakin baik hub pemimpin -- bawahan:
• semakin jelas struktur tugas
• semakin kuat posisi kekuasaan
• semakin besar pengaruh si pemimpin

Orientasi gaya kepemimpinan:
- orientasi pada tugas
- orientasi pada hubungan

Gaya dasar kepemimpinan seseorang tdk bisa diubah, Tapi pd kondisi tertentu seorang pemimpin hrs memiliki orientasi gaya kepemimpinan yg sesuai agar kepemimpinannya efektif

2. Situational Theory Hersey & Blanchard’s
Teori kondisi yg memfokuskan pd kematangan bawahan, yaitu kemampuan dan kemauan org dlm menerima tanggung jawab mengatur perilakunya sendiri.

Kematangan tsb dipengaruhi:
-  job maturity (kemampuan)
-  psychological maturity (kemauan)

Tipe-tipe kematangan:
-  tidak mampu dan tidak mau
tipe kepemimpinan telling (mengatakan)
-  tidak mampu tapi mau
tipe kepemimpinan selling (menjual)
-  mampu tapi tidak mau
tipe kepemimpinan participating (berperan serta)
-  mampu dan mau
tipe kepemimpinan delegating (mendelegasikan)

Perilaku Pemimpin:
-  Telling (mengatakan)                    -  orientasi tugas tinggi – hubungan rendah
-  Selling (menjual)                          - orientasi tugas tinggi – hubungan tinggi
- Participating (berperan serta)        - orientasi tugas rendah – hubungan tinggi
- Delegating (mendelegasikan)         - orientasi tugas rendah – hubungan rendah

3. Path Goal Theory
Tugas pemimpin adalah:
-  membantu bawahannya mencapai tujuan mereka
-  memberikan arahan serta dukungan untuk menjamin bahwa tujuan mereka sesuai dengan tujuan organisasi

Jadi perilaku pemimpin adalah motivasional, gaya kepemimpinan yg dapat ditampilkan adalah:
-  directive leader menjelaskan tugas dgn memberikan bimbingan spesifik
-  supportive leader bersikap ramah & memperhatikan keperluan bawahan
-  participative leader melakukan konsultasi & menerima usul bawahan dalam pengambilan keputusan
-  achievement-oriented leader menetapkan tujuan & mengharapkan performa dari bawahan untuk mencapainya

PENGERTIAN & ASPEK KEKUASAAN

Kekuasaan adalah kemampuan seseorang untuk mempengaruhi perilaku orang lain supaya melakukan sesuatu, meskipun sebenarnya tidak diinginkannya.

Aspek kekuasaan:
-  potensi
-  hubungan ketergantungan
-  kebebasan untuk memilih

PERBEDAAN KEPEMIMPINAN DG KEKUASAAN

Beda kepemimpinan dengan kekuasaan bisa ditinjau dr
- Tujuan
- Arah pengaruh
- Penekanan Riset

1. Tujuan
-  Kepemimpinan berlaku bila ada tujuan tertentut yg akan dicapai oleh pemimpin & bawahan
-  Kekuasaan dapat berjalan tanpa ada tujuan tertentu yg akan dicapai, asal ada ketergantungan seseorang tehadap orang lain
2. Arah pengaruh
-  Kepemimpinan memiliki arah pengaruh ke bawah (dari atasan kepada bawahannya)
-  Kekuasaan dapat mengarah ke mana saja
3. Penekanan riset
-  Riset kepemimpinan lebih cenderung ke arah gaya (memimpin)
- Riset kekuasaan lebih cenderung ke arah taktik

Macam-macam Kekuasaan (French & Raven)
1. Coercive power
kekuasaan atas dasar ketergantungan karena rasa takut
2. Reward power
kekuasaan atas dasar ketergantungan karena kesang-gupan memberikan sesuatu yg berharga
3. Expert power
kekuasaan atas daasr pengaruh karen kemampuan atau pengetahuan spesialis (khusus)
4. Legitimate power
kekuasaan atas dasar pengaruh karen posisi atau otoritas
5. Referent power
kekuasaan atas dasar pemujaan atau kekaguman


DASAR & SUMBER KEKUASAAN

1. Dasar yg dimiliki seseorang shg ia punya kekuasaan:
- Coercive power
mampu menimbulkan rasa takut
- Reward power
mampu memberikan sesuatu yang berharga
- Persuasive power
mampu mengalokasi & memanipulasi
- Knowledge power
mampu mengontrol khusus & penting

2. Sumber-sumber kekuasaan:
-  Position power (kekuasaan atau jabatan)
-  Personal power (bakat atau kharisma)
-  Expert power (kemampuan)
-  Opportunity power (adanya suatu peristiwa)


MANIPULASI KEKUASAAN

Strategi dlm memanipulasi dasar kekuatan:
-  reason (alasan)
menggunakan data/fakta yg logis
-  frendliness (persahabatan)
menggunakan bujukan, melakukan sesuatu yg menyenangkan, rendah hati & lebih bersahabat sebelum meminta
- coalition (persatuan)
mencari dukungan dari org lain
- bargaining (persetujuan)
menggunakan negosiasi utk mendapatkan keuntungan atau kebaikan
- assertiveness (kekerasan)
menggunakan cara paksaan & instruksi dlm menuntut
-  higher authority (wewenang yang lebih tinggi)
mencari dukungan dr tingkat atas utk memenuhi permintaannya
-  sanction (sanksi)
menggunakan imbalan/hukuman atau memanfaatkan peraturan organisasi yg ada


PENGERTIAN POLITIK

Politik adalah Power in Action, yaitu aktivitas yg mengubah kekuasaan menjadi suatu aksi

Perilaku politik seseorang dipengaruhi faktor:
1. Faktor individu, meliputi:
- pemantauan diri
- locus of control internal
- harapan sukses
-  kesempatan kerja
-  ketrampilan dan pengetahuan

2. Faktor organisasi, meliputi:
-  budaya organisasi
-  kepercayaan dlm organisasi
-  penilaian karya

Read More

PERILAKU DALAM BERORGANISASI

Resume Pertemuan 5 & 6

Dosen : Sri Suhandiah,SS,MM

Perilaku Berkelompok dan Komunikasi

Berkelompok Adalah suatu kumpulan yang lebih dari satu individu yang saling berinteraksi dan bergantungan. Sifat berkelompok pada manusia didasari pada kepemilikan
kemampuan untuk berkomunikasi, mengungkapkan rasa dan kemampuan untuk saling bekerjasama. Selain itu juga adanya kepemilikan nilai pada manusia untuk hidup bersama dalam kelompok, antara lain: nilai kesatuan, nilai solidaritas, nilai kebersamaan dan nilai berorganisasi.

Adapun Tipe dalam berkelopok Diantaranya :

1.      Kelompok Formal

Suatu kelompok kerja yang ditandai dengan struktur organisasi, aturan, fungsi dan lain-lain.

·         Kelompok Komando

Kelompok yang tersusun atas atasan dan bawahan dan ditentukan bagan organisasi bersangkutan. 

·         Kelompok Tugas

2.      Kelompok Informal

Suatu kelompok yang tidak terstruktur secara formal dan tidak ditetapkan secara organisasi.

Berkelompok dalam kehidupan manusia juga merupakan suatu kebutuhan yang harus dipenuhi. Beberapa kebutuhan hidup manusia yang dapat dipenuhi melalui kehidupan berkelompok antara lain: komunikasi, keamanan, ketertiban, keadilan, kerjasama, dan untuk mendapatkan kesejahteraan. Kehidupan berkelompok manusia tercermin dalam berbagai bentuk, mulai dari kelompok yang terorganisir maupun yang tidak terorganisir.

Kondisi Eksternal Kelompok diantaranya :

1.      Strategi Organisasi

yang menentukan kemajuan suatu organisasi adalah strategi yang kita terapkan agar organisasi dapat memecahkan masalah yang dihadapinya dengan baik sehingga berdirinya  organisasi tersebut membawa manfaat yang besar bagi kemajuan masyarakat, bangsa dan negara. Dalam suatu perusahaan misalnya suatu keberhasilan proyek juga tergantung dari strategi organisasi mereka untuk memanfaatkan sumber daya yang ada secara efektif dan efisien.

2.      Wewenang atau Otoritas

Wewenang (Authority) merupakan suatu wadah yang berfungsi sebagai penggerak dari pada kegiatan-kegiatan. Wewenang yang bersifat informal, untuk mendapatkan kerjasama yang baik dengan bawahan.

3.      Aturan Formal

4.      Sumber Daya Organisasi

5.      Proses Seleksi

6.      Budaya Organisasi

7.      Kondisi Kerja

Struktur kelompok

Ø  Kepemimpinan Formal

Ø  Peran è perilaku yang diharapkan dari seseorang yang menduduki posisi tertentu.

1.      Identitas peran è perilaku yang konsisten dengan perannya,

2.      Persepsi peran è cara pandang tentang perilaku yang diharapkan dalam situasi tertentu.

3.      Pengharapan Peran è perilaku yang diharapkan oleh orang lain agar seseorang melakukannya dalam situasi tertentu.

4.      Konflik peran è situasi dimana individu di harapkan pada pengharapkan peran yang bertentangan.

Tugas Kelompok

Ø  Kompleks membutuhkan informasi yang lengkap tidak bersifat rutin.

Ø  Sederhana, rutin, memiliki kejelasan procedure.

Ø  Keuntungan dan kerugian dalam pengambilan keputusan

Ø   

Keuntungan	Kerugian
1.      Informasi lebih lengkap	1.      Menghabiskan waktu
2.      Sudut pandang masalah lebih beragam	2.      Didominasi beberapa orang
3.      Penerimaan yang lebih baik terhadap keputusan	3.      Tanggung jawab tidak jelas

KOMUNIKASI

Komuikasi adalah proses pengiriman idea atau pikiran dari satu orang kepada orang lain dengan tujuan untuk menciptakan pengertian dalam diri orang yang menerimanya.

Komunikasi sulit…???? Di sebabkan oleh :

1.      Beda latar belakang

2.      Beda tingkat pendidikan

3.      Beda pengalaman

4.      Beda pekerjaan dan kebutuhan

5.      Beda kedudukan

6.      Beda gaya dll.

Adapu fungsi dari komunikasi itu sendiri adalah :

Ø  Fungsi control è komunikasi bertindak untuk mengendalikan prilaku anggota dalam beberapa cara, setiap organisasi mempunyai wewenang dan garis panduan formal yang harus dipatuhi oleh karyawan.

Ø  Fungsi motrivasi è komunikasi membantu perkembangan motivasi dengan menjelaskan kepada para karyawan apa yang harus dilakukan bagaimana mereka bekerja baik dan apa yang dapat dikerjakan untuk memperbaiki kinerja jika itu di bawah standar.

Ø  Fungsi ekspresi perasaan è bagi banyak karyawan kelompok kerja mereka merupakan sumber utama untuk interaksi sosial, komunikasi yang terjadi di dalam kelompok itu merupakan mekanisme fundamental dengan mana anggota-anggota menunjukkan kekecewaan dan rasa puas mereka oleh karena itu komunikasi menyiarkan ungkapan emosional dari perasaan dan pemenuhan kebutuhan sosial.

Ø  Funsi informasi è komunikasi memberikan informasi yang diperlukan individu dan kelompok untuk mengambil keputusan dengan meneruskan data guna mengenai dan menilai pilihan-pilihan alternatif (Robbins, 2002 : 310-311).

Bentuk-bentuk komunikasi, diantaranya :

1.      Komunikasi Vertikal

Komunikasi vertikal adalah komunikasi dari atas ke bawah dan dari bawah ke atas atau komunikasi dari pimpinan ke bawahan dan dari bawahan ke pimpinan secara timbal balik.

2.      Komunikasi Horizontal

Komunikasi horisontal adalah komunikasi secara mendatar, misalnya komunikasi antara karyawan dengan karyawan dan komunikasi ini sering kali berlangsung tidak formal yang berlainan dengan komunikasi vertikal yang terjadi secara formal.

3.      Komunikasi diagonal

Komunikasi diagonal yang sering juga dinamakan komunikasi silang yaitu seseorang dengan orang lain yang satu dengan yang lainnya berbeda dalam kedudukan dan bagian (Effendy, 2000 : 17).

Read More

TEKNIK DOKUMENTASI APLIKASI

 Resume 5
Mata kuliah : Teknik Dokumentasi Aplikasi
Dosen : Ayuningtyas, S.Kom.,M.MT.,- MOS

Teknik Penulisan Aplikasi

>Variasi :

• Dapat menimbulkan kebingungan pada pembuatan penulisan

>Number :

  Number di text

2.       Chapter,section,page, dan part number

3.       Decimal

4.       Number associated with a unit

5.       Date

6.       Time

7.       Telepon number

>Compilasi:

1.       All capitals

2.       All lower case

3.       Leading capital

>Tanda-tanda baca:

1.       Full stop (.)

2.       Ellipsis (…)

3.       Colon (:)

4.       Semicolon (;)

5.       Comma(,)

6.       Hyphen(-)

7.       Apostrophe(‘)

8.       Quotation marks(“)

9.       Parentheses (())

10.   Exclamation marks and question marks (?!)

Cara Tambahan Menggunakan Styles

1. Pilih teks yang ingin diberi style.
2. Pada Home tab, Styles group, klik style yang diinginkan (misalnya, Heading 1). Klik tombol More untuk melihat pilihan style yang lain dalam galeri Quick Styles.
   

Cara Menghapus Style
Misalnya, kita akan menghapus style Heading 1 pada teks.

• Menghapus satu teks saja
1. Klik teks yang ingin dihapus style-nya.
2. Klik Styles Dialog Box Launcher untuk menampilkan Styles Pane dan pilih Clear All.
   
• Menghapus beberapa teks dengan style yang sama sekaligus (Heading 1)
1. Klik salah satu teks dengan style Heading 1.
2. Pada Home tab, Styles group, klik kanan style Heading 1 dan pilih Select All.
3. Klik Styles Dialog Box Launcher untuk menampilkan Styles Pane dan pilih Clear All.

Cara Mengubah Style
Kadang-kadang setelah kita memberi style pada teks, mungkin kita ingin mengubahnya lagi. Misalnya, kita mempunyai 30 teks dengan style Heading 1 dan akan mengubah ukuran font Heading 1 dari 14 pt menjadi 30 pt.

Ada 2 cara untuk mengubah semua style secara cepat.

• Cara I:
1. Pilih salah satu teks dengan style Heading 1.
2. Ubah ukuran font.
3. Selanjutnya agar semua teks Heading 1 mengikuti style yang baru, gunakan cara berikut ini.
4. Pada Home tab, Styles group, klik kanan style yang ingin diubah (Heading 1).
5. Pilih Update Heading 1 to Match Selection. Sekarang semua teks dengan style Heading 1 sudah diubah mengikuti style yang baru.

• Cara II:
1. Pada Home tab, Styles group, klik kanan style yang ingin diubah (Heading 1).
2. Klik Modify untuk menampilkan kotak dialog.
3. Pada kotak dialog Modify Style, beri centang pada kotak Automatically update dan klik OK.
4. Selanjutnya, cukup lakukan perubahan yang diinginkan pada salah satu teks Heading 1, sementara teks yang lain akan diubah secara otomatis.

Tip: Jika ada teks yang tidak di-update style-nya, gunakan cara berikut:

• Klik Styles Dialog Box Launcher dan pilih Style Inspector untuk melihat apakah teks tersebut diformat secara manual.
  
• Contoh teks yang menggunakan format style dan manual dapat dilihat pada gambar di bawah ini.
  Keterangan pada Paragraph formatting dalam Style Inspector menunjukkan teks Contoh Style menggunakan Heading 1.
  
  
  Keterangan pada Paragraph formatting dalam Style Inspector menunjukkan teks Contoh manual diformat manual (Normal).
  

Membuat dan Menambahkan Style Baru ke Galeri Quick Styles

• Pilih teks yang ingin dijadikan sebagai style baru.
• Beri format yang diinginkan, misalnya Heading 1, warna biru, font Tahoma.
• Klik kanan teks untuk menampilkan pop-up menu.
• Arahkan ke Styles, dan klik Save Selection as a New Quick Style.
  
• Beri nama pada style tersebut, dan klik OK. Style yang dibuat akan muncul di galeri Quick Styles dengan nama yang diberikan.

Sumber: http://computer1001.blogspot.com/2009/01/menggunakan-styles-di-word-2007-untuk.html

Read More